ラウンダーや営業職についている人の中には手帳で自分のスケジュール管理をしているという人も多いかもしれません。
しかし、仕事のできるラウンダーや営業職は手帳を単にスケジュール管理だけに終わらないです。
そこで手帳のより有効な使い方をお伝えしていきましょう。
目標や目的設定として使う
手帳を使わなくても仕事はできますし、目標や目的を手帳に書かなくてもそれらを口頭で語ることは可能です。
しかし、目標や目的を単に口にしただけでは実際にそれらを実現することは難しく、日常業務の忙しさの中で意識から離れていくことにもなりかねません。
仕事上の目標や目的は手帳の目立つところなどに明記することで、それらを意識しながら日々の業務に励むことができます。
ただし、目標や目的と聞いても、中々すぐに思い浮かばないという人もいるかもしれません。
最初のうちは堅苦しく考えずに簡単なものから始め、徐々にハードルを上げていくのがコツと言えます。
ところで目標と目的は似ていますが、どのような違いがあるのでしょうか。
まず、目標は「毎月の売上件数」や「1年間の業務上のミスを3回以内に減らす」など具体的に目指すものの数値などであり、目的は「もっと自社商品を効果的に知ってもらう」といった目指すべきものの意図になります。
仕事を進める上では目標は客観的な数値である場合が多く、意識されやすいですが、目的についても得てしてルーティンワークになりがちな日常業務の中では、仕事上の意味合いを常に意識するために大切な項目です。
手帳で計画を立てるために使う
上述の目標ですが、具体的に実現するには日々の業務を効率的に行うことが重要になってきます。
そこで目標達成のための仕事を細分化し、それらを手帳に予定として書き込んでいくと効果的と言えるでしょう。
予定にするということは個々の仕事に期限を設定することでもありますので、最短距離で効率的な仕事をしたり、時間管理をしたりするのに役立ちます。
時間は有限ですので、絶えず手帳で進捗を管理し、できない項目は再度スケジュール管理していくことが重要です。
尚、初めからスケジュールをつめ過ぎると実効性がなくなり、どうせやり切れないのだからというモチベーションの低下にもつながりかねません。
何もかもやりたいことの全てを予定として書き込んで無理な計画をするのではなく、徐々に増やしていくのが長く続けるコツになります。
過去の出来事を振り返り、改善するために使う
人は同じ過ちを繰り返す傾向があると同時に非常に忘れやすい生き物でもあります。
過去の出来事を手帳に記し、それをたまに振り返ってみることは仕事にとても役に立つ重要なプロセスです。
その際、単に過去にあった出来事やミスなどを記すのではなく、反省すべき点や改善できる点がないかを客観的に分析し、同時に手帳に記しておきます。
そしてそのような改善点などを自分の仕事や予定に落とし込んで実行に移していくのです。
その際、改善点と同時に上手くいった場合の出来事や業務についても書き込んでおくと比較ができて、さらに役に立つでしょう。
例えば、ラウンダーの場合ならA店とB店の店舗責任者に自社商品の売り場レイアウトの件でプレゼンをしたとします。
A店では上手くいったのに、B店ではダメだったといったケースが考えられますが、それぞれの店舗で反応が良かった点や悪かった点などを書き込み、それらを比較することで自分なりの原因分析を行えば、改善すべき点や気付きを得られるかもしれません。
そのような改善点や気付きを手帳に書いておき、別のプレゼンの際にはそれらを振り返ることで、実践の際に役立てることができます。
同じ過ちを繰り返すことを防ぐためにも
手帳に記した内容を時々見返すことを習慣にしてみましょう。
まとめ
手帳はスケジュール管理だけでなく、目標や目的、さらにそれらを実現するための仕事の予定や計画を書き込むことで、自分自身を上手く管理することにつながります。
手帳を有効活用すれば、仕事を通じて自分の成長にもつなげることができます。